Gerencia y Gestión de Proyectos

Marco Teórico

La administración y gestión de proyectos no es una rama nueva está ha existido desde tiempo. Palladino (2014) “históricamente relacionada con proyectos de ingeniería de construcción de obras civiles (como los proyectos de ingeniería hidráulica en Mesopotamia)” (p.25), si bien sus inicios no estaban enfocados en todas las ramas de estudio hoy en día sí lo son. Un proyecto básicamente es una sucesión de actividades interdependientes que van orientadas a conseguir un fin específico.

Todo proyecto tiene tres facetas que son necesarias para la consecución de un resultado exitoso.

Dimensión técnica: Es necesario aplicar los conocimientos de cada área que trabajará dentro del proyecto o la personas que están estrechamente relacionadas.

Dimensión humana: Al estar compuesto de muchas personas que pueden estar involucradas con el proyecto es necesario dinamizar las actividades como también se pueden dar disputas internas o externas que se deben minimizar y llegar acuerdos para un buen trabajo en equipo.

Variable gestión: Es una de los aspectos más importantes puesto si hay una gestión mala no se llevará a cabo de forma deseada un proyecto.

Todo proyecto que se desee llevar estará compuesto por fases o etapas, de forma general se cuenta con las siguientes, fase de planificación, fase de ejecución, fase de entrega o puesta en marcha.

Dentro de la gestión de un proyecto tenemos otros aspectos que se deben considerar y son el método de costes y la planificación del tiempo.

La planificación de costes es muy importante dentro de un proyecto puesto que permite determinar el recurso económico que se requiere para llevar a cabo las tareas, para su estimación existen varias técnicas pero la más utilizada es el método COCOMO (Constructive Cost Method). Gutierrez, Antonio y  Arévalo (2008) lo describen como:

COCOMO es el modelo empírico para la estimación de los costes de producción de software más utilizado por los equipos de desarrollo de sistemas informáticos de tamaño grande, sin embargo, se deben tener en cuenta los propios comentarios de Boehm sobre COCOMO y por extensión sobre todos los modelos: “Hoy en día, un modelo de estimación de costes está bien realizado si puede estimar los costes de desarrollo de software dentro del 20% de los costes reales, del 70% del tiempo y en su propio campo (o sea dentro de los tipos de proyectos en los que ha sido calibrado). Esto no es tan preciso como quisiéramos, pero es lo suficientemente preciso para proporcionar una buena ayuda en el análisis económico de la ingeniería del software y en la toma de decisiones”. (p.135).

Por otro lado, tenemos entonces la planificación del tiempo, y que es incide de forma directa en el proyecto y los costos del mismos, si no hay una buena planificación de tiempo se puede llegar a sobrepasar el presupuesto y generar molestias a nivel gerencial, existen herramientas que ayudan a determinar los tiempos la más popular es el diagrama de Gantt el cual se ha empleado de forma excelente en procesos industriales.

Ensayo

Gerencia y Gestión de Proyectos

Ambos conceptos están ligados pero sus funciones dentro de un proyecto son muy diferentes, veamos la primera Gerencia la palabra en si se refiere a dirección y control, para el caso de un proyecto se puede referir la dirección del proyecto que es la persona que se encargará de avalar los cambios o no que hayan lugar dentro del desarrollo de un proyecto, a esta persona es a quién se debe acudir en caso que algo no mache bien, como un ejemplo los tiempos de entrega, puesto que hay un cronograma ya previsto es la gerencia quien debe tomar cartas en el asunto y dar instrucciones para dar solución a la problemática, se puede también considerar que es la persona que tendrá que mediar con los problemas personales que se puedan dar dentro del desarrollo del proyecto, tales como conflictos entre los colaboradores que son normales y pueden estar dados por diferencias de pensamiento, podemos decir que es la persona capacitada para llevar un proyecto a que culmine de forma correcta empleado todas sus habilidades que ha adquirido a lo largo de su carrera profesional y experiencias en otros proyectos. 

Todas las personas de diferentes disciplinas de estudios son actas para liderar un proyecto, no necesariamente están ligados con carreras de ingeniería,          para ello las personas que están interesadas en liderazgo de proyectos se deben capacitar y preparar para poder atender cada aspecto que se desarrolla o problema que se enfrente dentro de un proyecto, ya que todo proyecto viene con sus contratiempos por más que se haya hecho una excelente planificación de todas sus etapas siempre acontecerán cosas que no se tenían previstas o no se podían controlar.

Veamos el otro término Gestión de Proyectos es la disciplina del planteamiento, la organización, motivación, y el control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos, como podemos ver la palabra encierra muchos aspectos que están relacionados con un proyecto, es decir se encarga de gestionar todo lo referente con el proyecto, a que se cumplan todas las etapas requeridas sin excepción, es decir la personas que lidere un proyecto también tiene que tener la capacidad de gestionarlo de vigilar y hace cumplir sus etapas, a gestionar de forma correcta todos sus aspectos, por mencionar algunos la gestión de costes, la gestión de tiempos, gestión de entregables, gestión de pruebas, gestión de cierre de actividades.

Planes de Gestión

Cuando hablamos de planes de gestión no estamos refiriendo a las acciones o trámites que se necesitan dentro de un proyecto para la consecución del éxito, o bien podemos decir que todo proyecto requiere una sucesión de tareas que se deben cumplir una tras otra para llegar a su fin, dentro de estas veremos las más importantes que se deberían gestionar de manera correcta.

Gestión de Tiempo: Es una de las tareas importantes que se deben llevar de manera más precisa, ya que tiene incidencia en todo el proyecto, el tiempo es una medida muy importante no solo en un proyecto sino en la vida cotidiana de cada persona, vivimos en un mundo en que todo parece avanzar con más rapidez que antes, pero esto es solo percepción. La gestión de tiempo como se mencionó puede influir de manera positiva o negativa en un proyecto, de manera positiva cuando un proyecto llega a su fin en su tiempo previsto o mucho antes de lo previsto se dice que es positivo porque puede verse reflejado en costos de inversión, ahora cuando nos referimos a negativo, supongamos que un proyecto se tiene que dar dentro de 3 meses y para esto se hizo un presupuestos y cada una de la fases que se requieren, al cabo de 2 meses y medio el proyecto no ha avanzado lo que debía, aquí se verá impactado el cliente porque no se le hará entrega y los costos puesto a mayor tiempo de ejecución se requieren mayores recursos económicos, de personal etc. Es aquí en donde la gestión del tiempo juega un papel muy importante en los proyectos, de una buena planificación dependerá del éxito o fracaso.

Gestión de Costos: Los costos dentro de un proyecto juegan un papel muy importante, en donde se verán beneficiados tanto clientes como proveedores, o se verán perjudicados, esto porque los costos son recursos económicos que si bien para un proyecto normalmente se tiene un presupuesto alto, si se excede este recurso, el proyecto se verá perjudicado porque puede que el cliente desista o no brinde los demás recursos ya sea porque hubo un mal manejo de estos o porque dentro de la planificación no se hizo de manera correcta, con esto el proveedor también entrará a verse afectado porque puede que deba asumir cierto costos. Por esta razón para la planificación de costos existen diversas aplicaciones y métodos para su determinación, si hablamos en temas de proyectos de software uno de los más populares métodos es COCOMO, este método no solo permite determinar los costos sino también la duración del proyecto ya que está basado en la totalidad de líneas de código fuente.

Gestión de Alcance: Este apartado nos habla sobre el alcance que tendrá el proyecto, que se podrá cubrir realizándolo y que quedará por fuera del mismo dentro de esta tarea se tratará de incluir dentro del proyecto todo, aunque dentro de todo proyecto hay cosas que no será posible incluir, por esta razón esta actividad está muy ligada con el levantamiento de información, con la información que se obtiene ya sea con entrevistas, encuestas u otras se estudiará y se definirá que se puede incluir o que debe quedar por fuera del alcance. De aquí la importancia de contar con toda la información del proyecto para así abarcar todos los conceptos.

Gestión de Integración: La gestión de integración juega el papal más importante en un proyecto, pues se encarga de integrar todos los procesos utilizados para asegurar que todos los pasos del proyectos están siendo ejecutados de forma correcta y coordinados sin que haya pérdida de información o de tiempo, de esta forma es que se obtienen los resultados de un proyecto de manera exitosa en este punto del proyecto se controla que los tiempos y costos que fueron pactados en el inicio sean los mismos al cierre del proyecto, sin embargo como lo tratamos anteriormente puede que en un proyecto los riesgos puedan hacer que varíe los cotos y tiempos de entrega, por esta razón dentro de un proyecto se deben contemplar también la gestión de riesgos con el fin que se disminuyan o se mitiguen los mismos.

Conclusiones

Un proyecto actúa como un engranaje todos los elementos trabajan en sinergia y cada uno afectará de manera directa e indirecta a los demás, es por esto que las personas que están en la dirección y gestión de un proyecto deben estar totalmente capacitadas para dar cumplimiento a cada una de las etapas que requiere la ejecución, y ofrecer lo mejor de cada uno de ellos, empleando sus habilidades y conocimiento.

Todo proyecto tiene diferentes procesos, pero algunos son más importantes y deben estar controlados, como son, el tiempo, los costos, el alcance del proyecto y el cierre del mismo.